Verslagen klankbordgroep asielopvang Stationsplein

• Locatie:Huize Swaensteyn te Voorburg
• Verslag: Het Notuleercentrum
• Opkomst klankbordgroepleden: 7 personen (en 3 afmeldingen)
• Voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur
• Voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur

Bij het verslag van de bijeenkomst van 20 februari zijn de volgende opmerkingen geplaatst:

• Er ligt veel nadruk op zaken die mis kunnen gaan, terwijl er ook veel goed gaat. Dit mag ook wel genotuleerd worden
• In de bijeenkomst van 20 februari is gevraagd of de gemeente nog een integriteitsonderzoek (Wet Bibob) uitvoert naar de nieuwe hoteleigenaar. Dit wordt aan het verslag toegevoegd. In het verslag staat verder dat het COA verantwoordelijk is voor het aanvragen van de vergunningen voor de vestiging van het asielzoekerscentrum (azc) in het hotel aan Stationsplein 8. Een lid van de klankbordgroep is van mening dat dit los moet worden gezien van de exploitatievergunning die de hoteleigenaar bij de gemeente moet aanvragen en denkt dat de gemeente naar aanleiding daarvan een Bibobonderzoek moeten uitvoeren. De gemeente zegt toe uit te zoeken hoe de procedure is (Actie gemeente).
• In de bijeenkomst van 20 februari is de oproep gedaan om in te spreken in de gemeenteraad van 11 maart bij de behandeling van de zogenaamde buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA) van Stationsplein 8. Deze oproep staat niet in het verslag vermeld
• Bepaalde details over bijvoorbeeld de inrichting van de buitenruimtes zijn niet terug te vinden in het verslag. Hierover zijn per mail vragen gesteld aan de gemeente. Deze passages zijn toegevoegd aan het verslag

Met inachtneming van bovenstaande opmerkingen wordt het verslag goedgekeurd.

Het concept van de Werkafspraken is vooraf gedeeld. Ter toelichting wordt een presentatie gegeven door de gemeente en het COA. De gemeente zal de presentatie toesturen (Actie gemeente).

In de vergadering zijn onderstaande opmerkingen gemaakt bij de volgende paragrafen: 

1. Wettelijke taak COA

Geen opmerkingen

2. Communicatie

De klankbordgroep verzoekt om duidelijke communicatie waar men terecht kan als de opvang opent. De gemeente zegt toe kort voor opening een informatiebrief voor de buurt op te stellen met daarin aangegeven wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe deze bereikbaar zijn. (Actie gemeente)

Nogmaals wijst de locatiemanager van het COA erop dat zij persoonlijk toeziet op de afhandeling van alle klachten die met het azc te maken hebben.

3. Overleg COA en gemeente

Op 3 april 2025 is er een volgend overleg gepland tussen de gemeente en het COA waarbij vrijwilligers en welzijnsorganisaties uitgenodigd zijn.

4. Veiligheidsplan

Er wordt druk gewerkt aan het veiligheidsplan; zie verder agendapunt 3.

Veiligheid komt een aantal malen aan de orde:

• De vergadering verzoekt om het volgende toe te voegen: ‘Het COA spant zich in om de overlast in de omgeving te voorkomen.’
• Een ondernemer maakt zich zorgen dat het terras van zijn horecagelegenheid een hangplek voor asielzoekers wordt
• Ook het nabijgelegen viaduct wordt genoemd als aandachtspunt (voorkomen dat het een hangplek wordt)
• Een lid van de klankbordgroep vernam dat de mogelijk het tramhuisje als buitenruimte beschikbaar zou komen
• Er wordt op gewezen dat het Stationsplein opnieuw wordt ingericht door de gemeente. Op korte termijn door onder andere het plaatsen van verrijdbare bloembakken; op langere termijn (2030) met een grootschaliger herinrichting als bekend is hoe de tramsporen gaan lopen
• Er wordt gesuggereerd om in de buurt een (onafhankelijke) enquête of onderzoek onder omwonenden te houden om de veiligheid en gewenste aanpassingen in de omgeving in kaart te brengen. De input komt dan niet alleen uit de klankbordgroep
  De gemeente wijst erop dat de gemeente in december nog een gemeentebrede wijkveiligheidsscan heeft uitgevoerd. Wellicht zijn hierin aanknopingspunten te vinden voor de locatie rond Stationsplein 8 (Actie gemeente). 
  Het COA suggereert dat het wellicht zinvoller is om een half jaar na de opening te peilen hoe de buurt het azc ervaart. De klankbordgroep pleit voor een nulmeting.De suggestie wordt gedaan om een externe partij naar de veiligheid in de omgeving te laten kijken. COA geeft aan dat dit slechts bij uitzondering gedaan wordt. Hierop wordt opgemerkt dat de locatie van deze opvang anders is vanwege de ligging in het centrum

De locatiemanager geeft aan dat het niet de bedoeling is dat er hangplekken ontstaan. Zodra zich dergelijke situaties voordoen, roept zij op dit bij haar te melden. Zij zal er dan voor zorgen dat mensen daarop worden aangesproken.

De discussie ontlokt de vergadering de constatering dat er ook veel zaken goed gaan. Ook de positieve geluiden moeten gegeven en gehoord worden.

5. Begeleiding

Het COA geeft aan dat er nog geen enkele indicatie is over de samenstelling van de groep asielzoekers. Dat wordt pas duidelijk kort voor de opening. Actuele gebeurtenissen die dan spelen worden door het COA meegenomen in de beslissing welke asielzoekers in het azc Voorburg geplaatst worden, bijvoorbeeld sluitingen van andere locaties op dat moment. Ook voor de medewerkers van het COA is dit altijd afwachten.

De overige paragrafen uit de Werkafspraken gaven geen aanleiding tot opmerkingen.

Het Veiligheidsplan is nog in ontwikkeling. Het plan zelf is niet openbaar, juist om de veiligheid niet in gevaar te brengen. Overigens zal het veiligheidsplan in ontwikkeling blijven, omdat de veiligheidssituatie in en rond het azc aanleiding kan zijn om het plan bij te stellen.

Het COA heeft een presentatie gemaakt waarin het veiligheidsplan wordt toegelicht. Deze presentatie is wel openbaar. De gemeente zal de presentatie op de website van de gemeente plaatsen (Actie gemeente).

Naar aanleiding van de presentatie zijn de volgende opmerkingen gemaakt:

• ROV betekent Regeling Onthoudingen & Verstrekkingen. Deze regeling maakt onderdeel uit van de huisregels en kan worden toegepast om het gedrag van asielzoekers te sturen
• Het COA hanteert als definitie van overlast ‘ongewenst gedrag dat leidt tot een gevoel van onveiligheid’. Dat is dus een veel bredere definitie dan bijvoorbeeld ‘een strafbaar feit’
• Locatiemanagers van het COA in de regio hebben een piketdienst. Dat betekent dat er te allen tijde een locatiemanager van het COA aanspreekbaar is

Vergunningentraject

BOPA

De gemeenteraad heeft 11 maart positief advies gegeven op BOPA-aanvraag van Stationsplein 8. Hierbij zijn 3 moties aangenomen:

• Leg einddatum opvang asielzoekers juridisch vast
  Hierin wordt het college opgedragen om de einddatum vast te leggen in de BOPA
• Duidelijke afspraken vastleggen
  Dit betreft onder andere het continueren van de klankbordgroep gedurende de gehele opvangperiode, een gemeentelijk meldpunt, een vaste BOA en het gebruik van specifieke plekken rond de opvanglocatie door de asielzoekers
• Mogelijkheden voor sociale activiteiten asielzoekers

Het college komt nog met een reactie op de moties. Vooruitlopend hierop zijn er al punten meegenomen in de concept Werkafspraken.

Bouwvergunning

De bouwvergunning is nog niet rond. Het wachten is onder andere op het advies van de brandweer. Zodra de bouwvergunning is verleend start het COA met de verbouwing.

Verdere voorbereidingen

• Werkafspraken
  De aangepaste Werkafspraken zullen met de notulen meegestuurd worden (Actie gemeente). Ze zullen aan de gemeenteraad voorgelegd worden
• De lijst met potentieel onveilige plekken wordt nog nader bekeken door de gemeente en waar nodig aangevuld (Actie gemeente)
• Over 6 weken wordt een volgende klankbordgroepbijeenkomst gepland (Actie gemeente)

Er waren geen vragen voor de rondvraag.

De voorzitter sluit de vergadering om 21:00 uur.

• Locatie: Huize Swaensteyn te Voorburg
• Verslag: Het Notuleercentrum
• Opkomst klankbordgroepleden: 8 personen
• Voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur
• Voorzitter sluit de vergadering om 21.30 uur

De samenvatting geeft geen aanleiding tot verdere vragen of opmerkingen.

Wel hechten 2 bewoners eraan om duidelijk te maken dat niet alle vragen zijn beantwoord en dat het in dezen uitsluitend over Voorburg gaat en niet over Leidschendam.

Er lopen 2 vergunningentrajecten. Naast de vergunning voor de verbouwing wordt er ook een vergunning aangevraagd om de huidige bestemming van het hotel aan te passen, een zogenaamde buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA). De BOPA-vergunningsaanvraag is 18 februari besproken tijdens de commissievergadering van de gemeenteraad. Het streven is om in de raad van 11 maart het raadsvoorstel te agenderen. In de loop van maart kan de gemeente dan naar verwachting de BOPA-vergunning afgeven, waarna er een reguliere bezwaartermijn begint. Het COA kan direct na de vergunningverlening starten met de werkzaamheden; dus terwijl de bezwaartermijn nog loopt, maar wel op eigen risico. In de klankbordgroep wordt een oproep gedaan om in te spreken tijdens de gemeenteraadsvergadering.

Nogmaals wordt duidelijk gemaakt dat de nu ingediende BOPA-vergunning conform de bestuursovereenkomst voor 2 jaar geldig is. De bestuursovereenkomst laat ruimte voor een verlenging van 1 jaar, maar een voorstel voor de een verlenging wordt in ieder geval voorgelegd aan de gemeenteraad conform de reguliere procedure voor een nieuwe vergunningsaanvraag.

Ook het maximale aantal asielzoekers is aan de orde geweest: 200. Dit aantal ligt vast in de bestuursovereenkomst welke juridisch bindend is.

Het huidige hotel aan Stationsplein 8 wordt zodanig verbouwd dat de verdiepingen 4 tot en met 9 gehuurd kunnen worden door het COA. Het COA is verantwoordelijk voor de huurovereenkomst. De 1e 3 verdiepingen blijven de hotelfunctie behouden. Er komt een aparte zijingang voor de asielzoekers. Deze ingang wordt permanent bewaakt, zodat iedereen die in- of uit gaat gezien wordt. Ook binnen het gebouw worden de hotelgasten gescheiden van de asielzoekers.  

De bestuursovereenkomst ligt vast. De werkafspraken moeten nog wel worden vastgesteld. In de vergadering zijn de onderwerpen van concept-werkafspraken uitgedeeld. In het eerstvolgend overleg gaan we verder in op de concept werkafspraken. Deze werkafspraken zullen vervolgens via het college aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Hiervoor wordt de zogenaamde wensen-en-bedenkingen-procedure gevolgd. Aansluitend kan het college de werkafspraken vaststellen. De verwachting is dat de gehele procedure tot mei van dit jaar zal duren. De werkafspraken zijn bindend en zijn gekoppeld aan de bestuursovereenkomst. Het nog op te stellen veiligheidsplan maakt hier onderdeel van uit. 

Er wordt ingezet op een evenwichtige samenstelling van de asielzoekers. Dit is vastgelegd in de bestuursovereenkomst.

Er is op dit moment niets te zeggen over de samenstelling van de doelgroep. Dit is afhankelijk van de situatie in Ter Apel en Budel op het moment dat de asielzoekers naar het asielzoekerscentrum (AZC) Voorburg overgeplaatst kunnen worden. De afdeling Plaatsing (COA) bepaalt de instroom. 

COA is verantwoordelijk voor de veiligheid in het gebouw. De politie wordt ingeschakeld als de openbare orde in het gedrang komt en als er sprake is van strafbare feiten. Verder zijn de wijkagent  en de wijkboa betrokken bij het AZC. Er komen geen extra agenten of boa’s, het gaat hier om reguliere inzet.

De gemeente gaat over de leefbaarheid. Hiervoor worden de buitengewone opsporingsambtenaren (boa’s) ingezet. 

Over bereikbaarheid en klachten komt nog aparte informatie. In zijn algemeenheid geldt dat overlast gemeld kan worden bij de gemeente; openbare ordeverstoringen en strafbare feiten bij de politie. De COA locatie is vanaf ingebruikname 24 uur per dag bereikbaar voor vragen, meldingen en klachten uit de omgeving. Door het COA wordt een telefoonnummer en e-mailadres opengesteld. Alle klachten worden zorgvuldig opgepakt en afgehandeld onder verantwoordelijkheid van de locatiemanager van het COA. Er is een piketdienst ingericht voor incidenten met een grote impact. Indien nodig schakelt het COA met de politie voor inzet op de locatie.

Voorgesteld wordt om het aantal overlastmeldingen op de agenda van de klankbordgroep te zetten. 

Er wordt gewerkt aan een veiligheidsplan. Onderdelen hierin zijn een cameraplan, een eigen zij-ingang voor de asielzoekers, 24 uur een beveiliger bij de entree, elke nacht 3 beveiligers,  

Het COA heeft 24/7 een voldoende bemenste, adequate en ter zake geoefende BHV organisatie op de locatie paraat. Dit staat vastgelegd in het bedrijfsnoodplan. Ook het beveiligingsbedrijf levert BHV’ers en ploegleiders op vraag van het COA. Er is 24/7 een BHV ploegleider op locatie aanwezig vanuit het beveiligingsbedrijf. De communicatieadviseurs van het COA kennen een piketdienst voor het geval er buiten werktijden incidenten zijn met impact op de omgeving. De bereikbare dienst maakt de inschatting of het nodig is om deze in te schakelen.

Het COA stelt het veiligheidsplan op. Dit plan is niet openbaar, juist om de veiligheid niet in gevaar te brengen. De verantwoordelijke wethouder heeft wel gevraagd om het plan vertrouwelijk te delen met de gemeenteraad, dit is aan COA. Het COA wil transparant zijn op relevante onderwerpen naar alle partijen. De raad kan eventueel vertrouwelijk het veiligheidsplan inzien. 

Het COA hanteert huisregels. Bij overtredingen van de huisregels kunnen maatregelen worden opgelegd conform COA beleid. Als gesprekken over gedragsverandering niet helpen kunnen boetes opgelegd worden, in uitzonderlijke situaties volgt tijdelijke of definitieve overplaatsing naar een andere locatie. 

Om incidenten en overlast te voorkomen, is het belangrijk dat de asielzoekers iets kunnen doen, zoals vrijwilligerswerk. In maart (begin april) wordt er een bijeenkomst georganiseerd voor instellingen en vrijwilligers in Voorburg die kunnen helpen met de invulling van activiteiten voor de asielzoekers.

Verder kunnen de bewoners zich vrij bewegen en ze zullen dus ook naar buiten, naar winkels en horeca gaan. Met het ter beschikking gestelde leefgeld kunnen ze boodschappen doen en voor zichzelf koken in het AZC. In het gebied waarin het Hotel/AZC is gevestigd loopt het Buurtpreventieteam Voorburg-West l. Zij zijn net als andere buurtpreventieteams in Leidschendam-Voorburg de extra ogen en oren in de wijk. 

De ervaring is dat de meeste incidenten zich in het AZC zelf voordoen. Het maatregelenbeleid, een zinvolle dagbesteding en een goed contact met de asielzoekers moeten de basis leggen voor een veilige woonomgeving voor de bewoners van de opvang.

Het COA zal voorafgaand aan de opening van het AZC een open dag organiseren voor de direct omwonenden.  

Er is een korte toelichting gegeven op de indeling van het pand. Per verdieping komt een recreatieruimte ter grootte van een hotelkamer en daarnaast zijn er nog 2 andere ruimtes voor recreatie. COA is nog op zoek naar een geschikte eigen buitenruimte, die is er nu nog niet. Een aantal leden geeft aan dat een eigen buitenruimte wat onrust weg kan nemen. 

Er zijn vragen gesteld over de financiering van een pand naar aanleiding van een debat in een commissie van de gemeenteraad eerder deze week. Tijdens het debat werd vermeld dat de nieuwe eigenaar de aankoop van het pand gefinancierd zou hebben met middelen van het COA. Tevens werd de vraag opgeworpen of er onderzoek is gedaan naar de hoteleigenaar.

Het COA heeft, conform het geldende beleid, onderzoek verricht naar de hoteleigenaar en een huurovereenkomst gesloten per januari 2025. De betalingsverplichtingen uit deze overeenkomst worden door het COA nagekomen vanaf het moment dat de bouwvoorbereidingen starten (januari 2025). Er is géén sprake van een lening aan de eigenaar, noch is er beslag gelegd op de middelen die het COA uitkeert.

De vraag wordt gesteld of de gemeente een Bibob onderzoek uitvoert naar aanleiding van een verandering in het eigenaarschap van het hotel.  

Reeds bekend zijn het parkje, het Stationsplein, Opa’s Veldje en de Herenstraat. 

Eenieder wordt gevraagd of er nog meer aandachtspunten zijn en of er suggesties zijn voor aanpassingen in de omgeving. Die kunnen dan in de volgende bijeenkomst besproken worden.

Een buurtbewoner wijst erop dat er nu al incidenteel overlast is op het Stationsplein en rond scholen. Alle toekomstige overlast kan dus niet automatisch toegeschreven worden aan de komst van het AZC.

Een buurtbewoner geeft aan dat hij zich zorgen maakt dat het park niet te beveiligen is. Een andere buurtbewoner merkt op dat het mogelijk veiliger wordt als er meer aanloop is op het stationsplein. 

Als er behoefte is aan een andere locatie dan de huidige in Huize Swaensteyn, kan dat meegenomen worden.

De volgende klankbordgroep wordt over 2 à 3 weken georganiseerd, wederom op een donderdagavond.