Evenement organiseren
Wilt u een evenement organiseren dat voor publiek toegankelijk is? Of dat geluid- of lichthinder kan veroorzaken? Vaak is het voldoende om een melding te doen, maar soms heeft u een evenementenvergunning nodig. Dit hangt af van het soort evenement en de activiteiten tijdens het evenement.
Instructie tekst: Door onderstaand formulier in te vullen kunt u direct een melding doen of een vergunning aanvragen.
Goed om te weten
- Ieder jaar worden alle organisatoren gevraagd om een vooraankondiging te doen van het evenement dat zij willen organiseren
- Heeft u naar aanleiding van uw vooraankondiging bericht gehad dat u een vergunning nodig heeft? Dan moet u de vergunningaanvraag minimaal 13 weken voordat het evenement plaatsvindt indienen
- Als de aanvraag niet op tijd en/of volledig is ingevuld of als u de vereiste stukken (bijv. plattegrond van het evenemententerrein) niet heeft meegestuurd, kan het zijn dat wij uw aanvraag niet in behandeling kunnen nemen
- Heeft u al eerder een vergunning gekregen voor dit (ongewijzigde) evenement, dan kunt u de goedgekeurde bijlagen (geactualiseerd) opnieuw gebruiken
- Het kan zijn dat er verkeersregelaars nodig zijn. Dit is soms zelfs verplicht. Lees meer op Rijksoverheid: verkeersregelaars of www.verkeersregelaars.nl
- Denk eraan dat u naast de evenementenvergunning andere vergunningen nodig kunt hebben. Zoals een tijdelijke ontheffing voor het schenken van alcohol of een vergunning voor het houden van een loterij. U vraagt deze vergunningen in één keer aan via het digitale formulier. Lees meer over andere vergunningen
- Bent u particulier? Mogelijk kunt u voor uw evenement subsidie krijgen via Vlietwensen
- Als organisatie kunt u mogelijk een eenmalige subsidie aanvragen
- Openbare evenementen kunt u aanmelden via de lokale evenementenwebsite LVverrast. Het aanmeldformulier vindt u onderaan de homepagina
- Stichtingen, verenigingen en maatschappelijke organisatie kunnen voor een evenement gratis reclame maken via reclameborden in de gemeente
Documenten
Verplichte bijlagen
- Calamiteitenplan voor:
- Vechtpartij
- Brand
- Bommelding
- Weer, zoals windstoten, blikseminslag (in relatie tot nutsvoorzieningen en openbaar vervoer), onweer, hoge/lage temperaturen
- Ongeval in de menigte of een eventuele aanrijding
- Afgelasting: bij slecht weer of overlijden in koninklijke kring
- Communicatieplan. Denk hierbij ook aan het informeren van bewoners
- Ontruimingsplan met hierin:
- Scenario-omschrijving: hoe, door wie en met welke communicatiemiddelen (omroepinstallatie, videoschermen, opgenomen geluidfragmenten)
- Taakverdeling
- Beschrijving alarmering hulpdiensten en de manier van opvangen bij het evenemententerrein
- Plattegrond evenemententerrein op schaal 1:500 met hierin:
- Noordpijl (pijl die aangeeft waar het noorden is)
- Uitleg van gebruikte symbolen
- Terreinafzettingen (hekwerken) en afmetingen van het evenemententerrein
- Aanwezig straatmeubilair bijvoorbeeld prullenbakken of bankjes)
- Objecten die u van plan bent te plaatsen bijvoorbeeld kramen, EHBO post, podium, geluidsboxen, toiletten, tappunt, toegangscontrole
- Afmeting van de objecten
- Aantal dB(A) in geluidskringen om de geluidsbronnen heen (aparte plattegrond)
- Nooduitgangen/vluchtroutes/calamiteitenroutes (verzamelplaats ontruiming doorgeven)
- Wegafsluitingen/vaarwegafsluitingen
- Locatie verkeersregelaars
- Veiligheidsplan met hierin:
- Calamiteitenplan
- Communicatieplan
- Ontruimingsplan
Benodigde bijlagen, afhankelijk van uw situatie
- Contract schoonmaakbedrijf (als u een schoonmaakbedrijf inhuurt)
- Kopie ID-bewijs leidinggevenden (als u alcohol verkoopt)
- Plattegrond en tentdoekcertificaat (als u tent(en) plaatst)
- Beddenopstelling (als er personen overnachten)
- Bereikbaarheids- en verkeersplan (als u de weg afsluit) met hierin:
- Tijden en locaties van wegafsluitingen
- Toegankelijkheid evenemententerrein
- Parkeerfaciliteiten voor bezoekers
- Toegankelijkheid, af- en aanrijdroutes hulpdiensten en calamiteitenroutes
- Mogelijkheid doorgang openbaar vervoer en de tijden en data van de momenten dat dit geen doorgang kan vinden
- Aanpassingen/afwijkende routes die door de openbaarvervoermaatschappij(en) zijn gedaan
- Manier van aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot openbaar vervoer en parkeren
- Gebruik bebording aan de hand van een bebordingsplan en gecertificeerde evenementenregelaar ten behoeve van de verkeersstromen
- Garanderen van de bereikbaarheid diverse objecten binnen evenemententerrein, zoals ziekenhuizen, ambassades, enz.
- Bouwkundige plattegrond gebouw (als u bijv. een gebouw huurt voor dit evenement. Vraag de stukken voor brandveiligheid op bij de eigenaar) met hierin:
- Indeling
- Brandwerende scheidingen
- Bestemming van de bouwdelen
- Blusvoorzieningen
- Centrale en melders van de brandmeldcentrale
- Centrale en de signaalgevers van de ontruimingsalarminstallatie
- Brandweertoegang(en), afsluiting en doorgangs hoogte/breedte
- Overige van belang zijnde brandveiligheidsvoorzieningen -
- Legenda
- Brandbare, brandbevorderende en bij brand gevaar opleverende stoffen
- Installaties die u heeft ingevuld bij Brandveiligheid onder C
- Opstelling van zitplaatsen
- Vrij te houden gang- en looppaden
- Overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte
- Beveiligingsplan (als u een beveiligingsbedrijf inhuurt) met hierin:
- Beschrijving hoe de beveiligingsorganisatie is ingericht, het toezicht wordt gehouden en hoe te handelen tijdens incidenten
- Beschrijving van communicatiestromen richting partners
- Aantallen beveiligers per moment en locatie
Meldingsplichtig evenement
Sommige evenementen hoeft u alleen te melden via het digitale formulier. U heeft dan geen vergunning nodig. Voorwaarden voor een meldingsplichtig evenement:
- Er komen minder dan 250 personen
- Er is een organisator die toezicht houdt
- Vindt plaats in de openlucht
- Vindt plaats op maandag tot en met zaterdag tussen 9:00 tot 23:00 uur of zondag tussen 13:00 tot 23:00 uur
- Geen wegafsluiting of verkeersregelaars nodig
- Openbaar vervoer hoeft niet te worden omgeleid
- Er vindt geen ander evenement op dezelfde locatie plaats
- Geen vuurwerk
- Het geluid van versterkte muziek is minder dan 70 dB(A)
- U plaatst alleen kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object
Barbecue
- Barbecueën is toegestaan, zolang dit geen gevaar, overlast of hinder voor de omgeving veroorzaakt
- Vinden er naast een barbecue ook andere activiteiten plaats, dan kan het zijn dat het valt binnen de categorie 'evenement'. Kijk of u hiervan een melding moet maken of een vergunning moet aanvragen
- U mag geen schade veroorzaken aan bijvoorbeeld het gras, boomwortels of de ondergrond
- Afval moet u zelf opruimen. Laat gloeiende kolen eerst helemaal afkoelen voor u ze weggooit
Barbecueën in Vlietland
Barbecueën mag in Vlietland op de aangewezen barbecue plaatsen.
- Plaats de barbecue niet rechtstreeks op het gras
- Houdt minstens 3 meter afstand van bomen en struiken, om schade en brandgevaar te voorkomen
- Doe na het barbecueën de kolen of briketten in de rode bakken op de ligweiden
- In geval van droogte wordt vuurverbod fase 2 aangekondigd door de Veiligheidsregio Haaglanden. Barbecueën is dan niet toegestaan
Tijdelijk alcohol schenken
Wilt u alcoholische dranken verkopen tijdens een evenement, zoals een buurtfeest of braderie? Dan heeft u ontheffing nodig. Lees meer over vergunning Alcohol schenken. U vraagt deze ontheffing tegelijk aan via het digitale formulier evenement organiseren.
Luchtkussen plaatsen
Wilt u een luchtkussen of andere opblaasbare attractie neerzetten? Dan moet u vanwege de veiligheid aan een aantal voorwaarden voldoen:
- Luchtkussen is van professionele kwaliteit en goed onderhouden
- U bouwt het luchtkussen op volgens de handleiding
- U belast het luchtkussen niet zwaarder dan is toegestaan. Informatie over de normen vindt u op www.nen.nl (zoek op TGB 1990 – Belastingen en Vervormingen)
- Waait het hard, dan treft u extra maatregelen zoals het verzwaren met ballastblokken. Dat moet sowieso vanaf windkracht 7. Als dat niet genoeg helpt, stelt u het luchtkussen buiten gebruik of haalt het weg
- U zorgt ervoor dat het luchtkussen stabiel staat door het te verzwaren of verankeren in de ondergrond. Dat laatste mag niet overal. Vraag daarom eerst na of op de geplande locatie grondverankering is toegestaan
Kosten
- Klein evenement: € 137,85
- Middelgroot en groot evenement: € 916,20
- Tijdelijk alcohol schenken: € 78,30